Der Dschungel der Praxissoftware – eine Orientierung

Der Computer ist heute aus einer modernen Tierarztpraxis nicht mehr wegzudenken – egal ob Terminmanagement, Patientendatenpflege oder Abrechnung, es gibt kaum einen Bereich, der ohne die digitale Unterstützung auskommt. Wenn es um die Praxissoftware geht, haben Tierärzte die Qual der Wahl – eine Vielzahl an Programmen lässt kaum einen Wunsch offen. Aber welches dieser Programme passt zu Ihrer Praxis? Was muss die Software können, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern? Auf welche Zusatzfunktionen können Sie getrost verzichten?

Wir bringen ein wenig Licht in den Dschungel der Praxis-Software und stellen Ihnen die wichtigsten entscheidungsrelevanten Kriterien vor!
Generell können Sie zwischen All-in-One-Lösungen, bei denen ein Programm alle Funktionalitäten beinhaltet (z.B. easyVET, Vetera.net) oder modularen Lösungen, bei denen Sie nur die benötigten Funktionen zum Basisprogramm zusätzlich erwerben können (z.B. VetSet), unterscheiden.

Die Technik: Betriebssystem, Arbeitsplätze, mobile Nutzung & Co.

Bevor Sie aber über die Detailfunktionen der Programme nachdenken, beschäftigen Sie sich als erstes mit den technischen Voraussetzungen und Anforderungen: eine wesentliche Frage ist dabei, auf welchem Betriebssystem die Praxissoftware laufen soll. Die meisten Programme sind für Windows-Rechner ausgelegt. Mit Debevet und easyVET gibt es jedoch auch web-basierte Softwarelösungen, die über eine Cloud genutzt werden können. Arbeiten Sie auch unterwegs? Wenn Sie Ihre Praxissoftware auch außerhalb ihrer Praxis nutzen möchten, sollten Sie darauf achten, ob das Programm über eine entsprechende mobile Version oder mobil optimierte Oberfläche verfügt (z.B. easyVET, VetStar).

Eine weitere entscheidende Frage betrifft die Zahl der Computer-Arbeitsplätze, die mit dem System arbeiten sollen. Dies ist aus zwei Gründen relevant: zum einen wird bei einigen Programmen bei der Vernetzung einer größeren Anzahl von Arbeitsplätzen der Einsatz eines Servers empfohlen (z.B. Vetera.net), zum anderen fallen häufig pro Arbeitsplatz zusätzliche Lizenzgebühren an. Einige Anbieter bieten Praxislizenzen zu günstigeren Gesamtpakten an (z.B. Vetinf, VetSet). Hier lohnt es sich auf jeden Fall, die entstehenden Kosten zu vergleichen – auch eventuelle Wartungs- und Servicekosten in den Folgejahren nach der Erstinstallation.

Wenn die Praxissoftware nicht läuft, wird es schnell problematisch – achten Sie deshalb darauf, welchen technischen Support die Hersteller anbieten und welche Kosten dadurch entstehen. Häufig ist eine Support-Hotline in den ersten Monaten kostenlos verfügbar, vetera.net bieten sogar unbegrenzt eine kostenfreie Rund-um-die-Uhr-Hotline an. Achten Sie auch darauf, ob Mitarbeiterschulungen zur Software-Einführung im Preis inbegriffen sind, damit Sie den Start problemlos bewältigen.

Zuletzt sollten Sie sich noch mit dem Thema Vernetzung beschäftigen. Sicherlich nutzen Sie noch einige weitere technische Geräte in ihrer Praxis – sei es ein digitales Röntgengerät, andere bildgebende Systeme oder verschiedene Laborgeräte. Einige Programme wie easyVET oder vetera.net ermöglichen die Vernetzung ihrer Praxissoftware mit diesen Geräten - oder auch mit externen Partnern wie Laboren, Lieferanten oder Ihrem Steuerberater. Patienten- oder Auftragsdaten können so ebenso wie Ergebnisse oder Bilder einfach übertragen und in der Patientenakte gespeichert werden.

Das Herz ihrer Praxis: die Behandlung ihrer Patienten

Ihre Praxissoftware soll ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihnen vor allem eins geben: mehr Zeit für Ihre Patienten! Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem Programm gut klarkommen und es sich in Ihre Arbeitsabläufe reibungslos einfügt. Es lohnt sich deshalb in jedem Fall, das Programm vorab auf Benutzerfreundlichkeit zu prüfen und zu testen, ob es auch alle für Sie und Ihre Praxis relevanten Arbeitsabläufe abbildet und unterstützt. Viele Anbieter stellen zu diesem Zweck Demoversionen zur Verfügung oder bieten Termine zur Vorstellung der Software an. Im Idealfall dokumentieren Sie Ihre Arbeitsabläufe vorab, um sie in der Demoversion abzuprüfen.

Die Patienten- und Medikamentenverwaltung ist der Kern jeder Praxissoftware.

Welche Funktionen in welchem Umfang enthalten sind, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Meist werden die Patientendaten in einer elektronischen Karteikarte erfasst, in die im Behandlungszimmer während der Behandlung alle abrechnungs- und ablagerelevanten Daten eingegeben werden können.

Üblich ist ebenfalls eine Einbindung der aktuellen GOT sowie der Barsoi-Liste. Bei einigen Anbietern (z.B. VetOffice) ist es möglich, eigene „Behandlungspakete“ (z.B. Kastration als Standardverrichtung) einzurichten, deren gesamten Inhalt der Behandler mit einem Klick der Patientenakte hinzufügen kann. Welche Informationen in der Patientenakte genau hinterlegt werden können, sollten Sie vor Erwerb der Praxissoftware prüfen.

Gute Organisation und Zeitmanagement ist alles – hier kann eine Praxissoftware Ihnen viel Arbeit abnehmen. Einige Programme bieten beispielsweise ein digitales Wartezimmer an, das Ihnen anzeigt, wer mit welchen Anliegen aktuell in ihrem Wartezimmer sitzt und wie lange er dort bereits wartet. Die meisten Programme beinhalten Terminkalender und eine Übersicht über die Belegung der Praxisräume an. Ebenso gehören einfache Buchhaltungsprogramme zum Standard. Sollten Sie Ihre Umsatz- und Ergebniszahlen regelmäßig umfangreicher auswerten wollen, sollten Sie auf ein Programm mit einer erweiterten Buchhaltungsfunktionalität setzen (z.B. easyVET, VetStar, Debevet).

Fazit: Drum prüfe, wer sich „ewig“ bindet

Eine Praxissoftware kauft man nicht jedes Jahr – die Entscheidung will also sehr sorgfältig überlegt sein. Eine Umstellung ist meist mit hohen Kosten und erheblichem Aufwand verbunden. Es lohnt sich also, in die Entscheidung etwas Zeit zu investieren, um die verschiedenen Programme genau zu prüfen und so weit wie möglich auszuprobieren. So werden Sie am besten feststellen, welch Software am besten zu Ihnen und Ihrer Praxis passt!

Übersicht Praxissoftware

• Vetera.net
• Vetinf
• easyVET
• VETOffice
• VetStar
• VetSet
• Medika VetSoftware
• TPV für Windows
• Debevet

Aufgrund der Vielzahl der verfügbaren Softwarelösungen bitten wir zu berücksichtigen, dass wir hier nicht alle Programme nennen können.